Erfolg mit Checklisten






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Kennen Sie das?
Sie haben eine lange Todo-Liste und arbeiten sie, so gut es geht, zügig ab.

Dann kommt  viel Eiliges und Unvorhergesehenes dazwischen, das sofort erledigt werden muss und Ihre Todo-Liste wächst und wächst …

Das letzte Seminar über Zeitmanagement, das Sie besucht haben, ist schon eine Weile her und Sie können sich heute auch nicht wirklich an einen nützlichen Tipp daraus erinnern, der Ihnen aus diesem Dilemma heraushelfen könnte.

Es bleibt das Gefühl der Überforderung, des schlechten Gewissens und der Ausweglosigkeit, weil sich offenbar für dieses Problem keine wirkliche Lösung abzeichnet. Andere klagen auch darüber, aber vielleicht sind die irgendwie effizienter, effektiver oder Sie leben einfach unbekümmerter in den Tag hinein.

Man kennt die Sprüche: „Der Mensch denkt, Gott lenkt. Der Mensch dachte und Gott lachte …“, oder von Bert Brecht in der Dreigroschenoper: „Mach nur einen Plan … , haha!“

Es gibt viele Vorschläge und Systeme zur besseren persönlichen Planung, aber was ist denn nun der Trick, um mit dem Knoten in der Seele angesichts der ständigen Überforderung fertig zu werden?

Mein Vorschlag: Nehmen Sie Ihre Todo-Liste nach Funktionen auseinander und bearbeiten Sie jede Funktion getrennt. Das wirkt!

Schon die alten Römer prägten den Spruch: „Teile und herrsche!“

Und jetzt der Reihe nach:

1. Ãœbericht
Ihre erste Liste enthält nur, sagen wir zehn bis zwanzig  saubere Stichpunkte zu allem, was Ihnen im Leben wichtig ist, das irgendwie optimiert werden muss, das  Sie ein für alle Mal unter Kontrolle bekommen wollen, oder das Ihnen mehr Lebensqualität verspricht.  Also z.B.:

• Finanzen
• Strategie
• Kundenpflege
• Produktentwicklung
• Werbung
• Internet
• Organisation
• Freizeitgestaltung
• Partnerschaft
• Urlaub
• Hobby
  

Damit haben Sie eine Landkarte von allem, was Sie bewegt und das Ihnen wichtig ist.

2. Brainstorming
Als nächstes machen Sie, auf getrennten Seiten, zu jedem Punkt ein Brainstorming mit allem was Sie darüber wissen. Wie könnten Sie diesen Punkt optimieren, was gibt es für Erfolgsmodelle dazu? Was müssen Sie dazu wissen, lernen, üben und beachten? Was könnten Sie, der Reihe nach dazu tun?

Arbeiten Sie mit Freude an diesen Listen und leben Sie darin Ihre ganze Phantasie und Ihre ganze Sehnsucht nach einem besseren Leben aus.

Damit haben Sie einen anregenden Optimierungshorizont, der Sie aber noch nicht belastet, weil er ja zunächst nur nützliche Gedankenspiele, ohne bedrohliche Verpflichtung enthält.

3. Teilziele
Holen Sie aus Ihrem Brainstorming regelmäßig die griffigsten Aktionspunkte heraus und ordnen Sie sie nach Wichtigkeit Ihren Hauptpunkten zu, also z.B.:

Finanzen

• Bestandskontrolle
• Renditeüberwachung
• Kostenkontrolle
• Monatsabrechnung
• Liquiditätsplanung
• Budgetkontrolle
• Investitionen
• Risikomanagement
• Altersvorsorge
• Steuern
• Versicherung
• etc.

4. Prioritäten

Jetzt suchen Sie aus Ihren Teilzielen die aktuellen Schwerpunkte heraus

(Was ist dringend? Was verspricht die schnellste Wirkung?)

und bringen Sie diese Schwerpunkte in eine erste zeitliche Reihefolge.

Diese Liste entspricht in etwa Ihrer bisherigen Todo-Liste.

Es steckt aber schon sehr viel mehr System und Know-how dahinter.

5. Zeitachse

Jetzt überlegen Sie, welchen nachhaltigen Fortschritt Sie im nächsten Monat erzielen wollen und stellen einen verbindlichen Monatsplan aus den wichtigsten und wirkungsvollsten Punkten Ihrer Prioritätenliste zusammen.

Machen Sie das bitte im Detail auch für jede Woche und für jeden Tag.

Planen Sie pro Tag nicht mehr als 6 wesentliche kleine Fortschritte.

Sie wissen, in der Praxis kommen noch tausend andere Dinge auf Sie zu.

Sie wissen jetzt, dass es viel Wichtiges in Ihrem Leben gibt, und haben eine genauere Vorstellung davon, was Sie erreichen wollen. Sie wissen aber auch, dass Sie nicht alles auf einmal machen müssen, um vorwärts zu kommen.
Die meisten Menschen überschätzen, was man in einem Tag erledigen kann, Sie unterschätzen aber, was man in einem Jahr erreichen kann, wenn man planvoll, mit System und flexibel vorgeht.

6. Arbeitsvorbereitung

Bevor Sie sich in die Arbeit stürzen und einen konkreten Punkt erledigen, machen Sie am besten noch eine Liste. In der Industrie nennt man das Arbeitsvorbereitung.

Schreiben Sie auf ein Blatt Papier, was Sie mit der Arbeit erreichen wollen:

z.B. „Brief an Herrn X über Thema Y“.

Machen Sie ein stichpunktartiges Brainstorming, was Sie in dem Brief sagen wollen, wie z.B. Ihre Argumentationskette aussieht und mit welchen Fakten und Unterlagen Sie das belegen wollen.

Zerlegen Sie Ihre Arbeit so in beherrschbare Minischritte bevor Sie loslegen.

Sie werden sehen, das dient der Qualität und macht Ihnen die eigentliche Arbeit sehr viel leichter.

7. Ideenliste

Mit dem siebten Listentyp fangen Sie Ihre kreativen Ideen ein.
Es wäre doch schade, wenn die verloren gingen.

Tragen Sie einfach ein kleines Notizbuch mit sich herum und notieren Sie darin alles, was Ihnen an guten Ideen den Tag über so einfällt.

Übernehmen Sie diese Ideen dann regelmäßig in Ihr Checklisten-System.

Kontrolle, Revision und Weiterentwicklung

Arbeiten Sie regelmäßig an Ihren Checklisten.

Überprüfen Sie wo Sie stehen, revidieren Sie Ihre Aktionspunkte und Ihre Prioritäten. Sie werden sehen, das macht Spaß. Außerdem denken Sie dabei voraus und bauen damit den tatsächlichen Stress bei der Arbeit schon im Vorfeld ganz erheblich ab.


Arbeitsmittel
Sie können Ihre Checklisten im PC, z.B. übersichtlich und auf einen Blick in Excel-Tabellen führen oder von Hand in einem Ringbuch mit Loseblättern.

Besonder bewährt hat sich auch die Kombination:

• Strategische Planung und Ideensammlung im PC
• Prioritäten und Terminplanung von Hand in einem Notizbuch/Kalender mit Ringbucheinlagen.

Prinzipien

Welche erfolgreichen Prinzipien bedienen Sie mit diesem System aus sieben Check-Listen?

• Sie entlasten Ihr Gehirn und Ihr Gemüt durch Trennung der Funktionen:
  • Ãœbersicht
  • Brainstorming
  • Prioritäten setzen
  • Entscheidungen
  • Arbeitsvorbereitung
  • Durchführung
  • Fortschrittskontrolle
  • Revision
    
• Sie gehen systematisch und strategisch vor
• Sie füttern Ihr Unterbewußtsein mit konstruktiven Signalen und erleichtern es ihm damit erheblich, Sie mit kreativen Einfällen dazu zu unterstützen.
• Sie konzentrieren sich der Reihe nach auf kleine, erreichbare Fortschritte und wissen dabei, dass Sie das auch im Großen weiterbringen wird.
  

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